A pesar de la tecnología y la digitalización con la que convivimos hoy en día, en los trabajos se siguen teniendo una gran cantidad de documentación y papeles que necesitan guardarse en un archivador de oficina.
Un archivador es un fantástico aliado del orden que te ayudará a mantener fuera del alcance ciertos documentos que no sean de uso frecuente y tener controlados los que sí lo son. Para esto, es necesario saber elegir un archivador de oficina adecuado, el que más te convenga de acuerdo con tus necesidades y dependiendo del tipo de documentación que quieras guardar.
¿Cómo elegir el mejor archivador de oficina?
Las empresas siempre buscarán elegir uno o varios archivadores para almacenar toda su documentación. Pero antes de decantarse por un archivador de oficina, es necesario tener en cuenta una serie de aspectos para asegurarnos que cumple con nuestras necesidades. No será de utilidad escoger un archivador que no cuente con la capacidad de almacenamiento necesaria para la empresa o que tenga una capacidad muy superior a la que se necesita. A continuación, vamos a mostrar algunos aspectos que debes tener en cuenta para elegir el archivador de oficina adecuado.
Evalúa y compara precios
Es fundamental comparar los precios de los diferentes archivadores que hay en el mercado y la calidad del producto. La mejor opción siempre es buscar un equilibrio entre el precio y la calidad del archivador de oficina. Recuerda que el precio final del producto puede encarecer si se añaden otros servicios, como por ejemplo incluir un servicio de envío.
Comprueba que el archivador de oficina tenga un alto nivel de seguridad
Los archivadores de documentos deben contar con un sistema de bloqueo y seguridad, sobre todo si se trata de mobiliario adquirido con el objetivo de almacenar material de carácter confidencial. Además, debido a su peso deben contar con características de seguridad y protección ergonómica para quienes deban manipularlo.
Analiza su resistencia y durabilidad
Aunque parezca que las hojas y carpetas son ligeras, cuando estas se acumulan generan un volumen y peso significativo. Es importante elegir un archivador de oficina que sea resistente y capaz de soportar el peso de grandes cantidades de documentos sin riesgos de accidentes. Generalmente estos son fabricados en melamina, metal o en madera. Es recomendable no escoger un mobiliario fabricado con un material endeble que al final puede acabar rompiéndose. Debes calcular el peso que deberá soportar y en base a ello dejarte aconsejar sobre qué tipo de archivador será mejor.
Asegúrate de que el archivador de oficina sigue el estilo decorativo del resto del mobiliario
Es importante mantener la estética y el estilo de la oficina. Se debe tener en cuenta el estilo del archivador de oficina, ya que la decoración del espacio en el que te encuentras es importante y proporciona una imagen a los visitantes. Y no solo eso, debes asegurarte de que dispones del suficiente espacio para incorporar uno o los archivadores que sean necesarios.
Comprueba su funcionalidad
Es importante tener clara la finalidad para la que queremos el archivador de oficina. Existen diferentes tipos de archivadores fabricados para cubrir un tipo de necesidades u otras.
Si quieres clasificar grandes cantidades de folios con la ayuda de carpetas colgantes, lo ideal son los archivadores de carpetas. Si necesitas más cantidad de espacio para guardar los documentos y que además el archivador cuente con un sistema de seguridad y bloqueo porque los documentos son confidenciales, lo que necesitas son armarios archivadores. También existen otro tipo de archivadores como multigavetas, archivadores para planos o cajoneras.
Analiza el tamaño y capacidad del archivador de oficina
Aunque no lo parezca, el tamaño del archivador de documentos que escojas para tu oficina de trabajo es importante ya que deben coincidir las medidas y la capacidad del archivador de oficina con las del espacio que tengas disponible para su instalación. Tampoco deben provocar un desaprovechamiento del espacio o ser demasiado pequeños y que no satisfaga tus necesidades. Por tanto, lo ideal será elegir un archivador de documentos que resulte útil tanto a corto como a largo plazo para la empresa.
Tras todo lo analizado anteriormente, podemos decir que, además de ser seguro, resistente y contar con un precio adecuado, un archivador de oficina deberá permitir el almacenamiento correcto de todos los archivos, sin importar su tamaño y evitar que cojan humedad para que esta no afecte a los documentos que se resguardan en su interior.
Los archivadores, además de mantener los espacios de trabajo ordenados y los documentos bajo resguardo, optimizarán el nivel de productividad y rendimiento de tu empresa o departamento de trabajo. Al incorporar archivadores de documentos en la oficina será más sencillo almacenar todos los datos referentes a las distintas áreas para facilitar el acceso oportuno a ellos.
Otra de las ventajas de elegir un archivador de oficina apropiado es que estarás ahorrando gastos de operatividad asociados a la gestión documental. Además, contar con los archivadores de documentos adecuados te garantizará un ahorro en espacio que antes de su adquisición quizás estabas desaprovechando.
Desde Bunno Estudio queremos ayudarte a asesorarte en la elección del archivador de oficina que mejor se adapte a tus necesidades dependiendo del tipo de material que necesites almacenar. Contacta con nosotros a través del formulario de nuestra web y cuéntanos lo que necesitas. ¡Estaremos encantados de ayudarte!
