Las primeras oficinas abiertas tuvieron lugar en Silicon Valley (Estados Unidos) produciendo un cambio en la distribución y la organización de las empresas impensable. A día de hoy muchas empresas de las grandes ciudades españolas ya las han integrado.
¿Qué es una oficina abierta?
Las épocas de cambio conllevan evolución y mejora y esto fue lo que impulsó a las oficinas abiertas. Sencillamente una oficina abierta es una oficina sin paredes, es decir, la mesa es compartida por los correspondientes trabajadores creando un ambiente de trabajo en equipo y favoreciendo la comunicación entre trabajadores.
¿Cómo saber si las oficinas abiertas son adecuadas para mi negocio?
Esto va a depender del tipo de empresas que tengas, te ponemos ejemplos: en el caso de que lleves una empresa pequeña quizás una oficina abierta no sea la mejor opción para ti, puesto que la comunicación entre tus trabajadores actualmente ya es fácil. Sin embargo, empresas de más de 10/15 trabajadores sí pueden verse beneficiadas con espacios abiertos agilizando los procesos comunicativos entre los trabajadores.
Si en tu empresa se trabaja con proyectos las oficinas abiertas son perfectas porque le permiten al trabajador no sentirse vigilado u observado. Con las oficinas abiertas perciben que ellos son los dueños de su tiempo y pueden organizarse de la forma que más les convenga para conseguir desarrollar el trabajo.
¿Qué ventajas ofrecen las oficinas abiertas a mi empresa?
Mediante estos beneficios que podrá obtener tu negocio con las oficinas abiertas, puedes hacerte una idea sobre si realmente es lo que necesitas en tu negocio:
- Principalmente, como ya hemos comentado, ayuda a facilitar la comunicación entre los empleados, impulsando la comunicación en equipo y ayudando a la creatividad y a la creación de ideas.
- Si tu negocio está limitado por el espacio y dispones de muy pocos metros cuadrados, las oficinas abiertas son una forma de ahorrar espacio.
- Como CEO o jefe de la empresa, te permite mantener un mayor control sobre las tareas y actividades que se están realizando en tu empresa.
- Podríamos hablar de las mejoras ambientales que traerán los espacios abiertos, como por ejemplo la entrada de luz natural en los espacios de trabajo.
¿Qué desventajas pueden tener las oficinas abiertas en mi empresa?
Como todas las cosas, las oficinas abiertas también tienen sus desventajas y algunas de ellas ya se han visto reflejadas en las empresas que las han ido implementando:
- La falta de espacio delimitado y concreto, hace que la organización pueda convertirse en todo un conflicto entre trabajadores al sentir que no se está respetando su espacio.
- Compartir un espacio en conjunto con los compañeros de trabajo puede debilitar los niveles de concentración.
- Como hemos dicho anteriormente el deterioro de la concentración da lugar a errores en el trabajo y a consecuencia de esto, se producen quejas y malos entendidos que van formulando un ambiente de trabajo negativo.
- Como resultado de estas desventajas, se puede producir una disminución de la productividad y el rendimiento productivo de la empresa.
Hay que tener en cuenta que estas desventajas son algo relativo, y con una buena organización, trabajo en equipo y respeto por los compañeros no deberían darse este tipo de inconvenientes.
¿Cómo diseñar una oficina abierta?
Para diseñar una oficina abierta es necesario que incluyas algunos elementos fundamentales:
- Mesas comunes: se trata de mesas manejables, normalmente 2 o más, que suelen estar unidas pero también te proporcionan la opción de separarlas según lo que requiera el trabajo. En este tipo de mesas las sillas no están asignadas y cada empleado cuando llega coloca sus pertenencias en el espacio que haya libre.
- Sofás o sillones donde los trabajadores puedan desconectar y sentirse “como en casa”, cambiar de posición puesto que estar todo el día sentado produce dolor o simplemente aislarse del bullicio de sus compañeros.
- Despachos compartidos, es decir cuando vayas a recibir un cliente no lo vas a hacer en la mesa común sino en un despacho compartido. Normalmente, existe una organización de tal forma que puedes reservar este espacio para cuando lo necesites y dejarlo libre una vez hayas finalizado.
- Salas de reuniones para cuando sea necesario intercambiar opiniones o realizar algún brainstorming, aunque también pueden ser usadas para realizar presentaciones.
- Zonas verdes y de convivencia donde poder evadirte del trabajo y el estrés. Lo más común es que en estas zonas se albergue un microondas, una nevera, una máquina dispensadora de comida, una cafetera y un lavabo donde poder limpiar tus utensilios. Este espacio ayuda a fortalecer un vínculo más personal e íntimo entre los trabajadores
Para concluir, cuando vamos a tomar una decisión debemos asumir los riesgos que esta puede conllevar. Por eso, en este artículo hemos intentado exponer las ventajas e inconvenientes que podrían tener implantar las oficinas abiertas en tu empresa, ahora eres tú el/la que tiene que escoger. Debes tener en cuenta que primar el bienestar de las personas en un ámbito de trabajo favorece la productividad de este.
