Los entornos de trabajo están dirigidos a proporcionar a los trabajadores las condiciones adecuadas para que puedan desarrollar sus tareas de forma cómoda y sencilla. La mesa de oficina es la zona más importante de nuestro centro de trabajo, su organización influirá en el desarrollo de nuestras actividades laborales. De hecho, en cierta forma es la encargada de transmitir la imagen del profesional que nos vamos a encontrar, es decir la mesa de oficina muchas veces actuará de espejo. No estás de acuerdo con nosotros?
Imagina entrar en una oficina y encontrarte cierto desorden concentrado en la mesa, crearás tu primera impresión y no solo esto, sin duda pensarás que repercutirá a su productividad y a su capacidad de concentración. Por culpa del caos originado por la dejadez o el ya famoso “Mañana lo recojo” o, por no contar con una mesa adecuada que te proporcione el espacio que necesitas.
Como trabajador esto puede provocar que tu estrés en determinados momentos aumente, ya que si no dispones de una claridad y un orden vas a sufrir multitud de distracciones. Pero, ¿qué debemos tener en cuenta?
El contrasentido del orden y desorden
La personalidad y los hábitos de las personas influyen mucho en la organización de tu mesa de oficina. Si es verdad que muchas veces la creatividad, imaginación o la inspiración se relacionan con entornos de artistas desordenados o poco equilibrados. Sin embargo, la organización y limpieza de tu puesto de trabajo siempre se ha considerado como una parte positiva que favorece unas buenas prácticas laborales.
Según Tom Robbins, orador motivacional y escritor sobre desarrollo personal y las finanzas personales, “La verdadera estabilidad se produce cuando se equilibran el presunto orden y el presunto desorden” y no podemos estar más de acuerdo con él.
Ahora más que nunca, nuestras casas se han convertido en nuestras oficinas con la introducción del teletrabajo y la vuelta a la oficina después de las vacaciones o tantos meses de teletrabajo puede generarnos un poco de ansiedad. Por ello, antes de empezar a trabajar de nuevo en nuestros centros habituales vamos a daros una serie de consejos para que encuentres tu mesa de oficina organizada y que domines ese caos.
¿Cuándo debemos ordenar nuestra mesa?
¿Cada cuánto tiempo debemos organizar nuestra mesa de trabajo? No existe una regla que nos obligue a realizar dicha organización de forma estricta y meticulosa todos los días o en todo momento. La obsesión por la organización no es buena debemos encontrar un equilibrio como hemos mencionado anteriormente.
Normalmente después de cada jornada de trabajo se recomienda dedicar los últimos minutos a realizar las diferentes tareas de limpieza, organización, clasificación y preparación para el día siguiente. Esto produce una serie de beneficios instantáneos de relajación al asimilar este proceso con el fin de la jornada. Aunque muchas veces queremos salir corriendo y dejar como está la mesa de oficina.
Eso sí, un consejo que te ayudará a ahorrar mucho tiempo es que después de utilizar cualquier tipo de herramientas, utensilios o instrumentos vuelvas a dejarlo en el sitio que corresponde. Esto evitará que te vuelvas loco buscándolo por no recordar donde lo dejaste o, que se te acumule todo al final de la jornada.
Recomendaciones para organizar tu mesa de oficina
La productividad va asociada a entornos bien ordenados que logran el equilibrio entre los objetos de nuestra oficina. Normalmente las personas que trabajan en ambientes caóticos y desordenados sufren estrés, ansiedad u otros trastornos mentales provocados por la saturación del trabajo. ¿Qué debes hacer o incluso en algunas ocasiones evitar?
Evita comer en tu mesa de oficina
La mesa de oficina sirve para trabajar, aunque muchas veces no tenemos tiempo o la necesidad de no despegarnos del ordenador nos lleva a comer cualquier cosa rápidamente, es un error.
Por lo tanto, si queremos evitar la acumulación de suciedad, el tener olores que nos distraen en momentos de máxima concentración y tener que limpiar continuamente…¡Lo mejor es que separes estos espacios!
Clasifica los documentos en función de su importancia
Debemos tener criterio a la hora de clasificar los documentos que generemos dentro de la jornada de trabajo. ¿Por qué? Para proceder a guardarlos en sus respectivas carpetas o archivadores y los papeles en sucio tirarlos a la basura si no son necesarios. Esto también podríamos aplicarlo al entorno online, pues sucede de la misma forma con los documentos que tenemos en el escritorio del PC.
Evita tener rincones donde reine el desorden y la suciedad
No es recomendable tener una esquina o lugar en el extremo de la mesa de la oficina donde acumulemos los papeles para revisarlos cuando llegue su momento. ¿Cuándo llegará ese momento?
El problema de acumular documentos, cuando dudamos entre tirarlos o no, provoca que muchas veces no reconocemos posteriormente si son válidos o no, y al final como era de esperar, acabamos por tirarlos. ¿No te ha pasado el ir a buscar un documento y no encontrarlo? Y después acordarte de que estaba en ese gran montón. Esto puede hacer que acabemos deshaciéndonos de documentación importante sin darnos cuenta.
Evita decorar la mesa de trabajo en exceso
Las personas pasan muchas horas al día en su mesa de oficina. La decoración y personalización con diferentes objetos muchas veces traslada una sensación de adaptabilidad y paz a los trabajadores. Pero hay que tener cuidado, porque esto nos puede llevar a confundir nuestro espacio de trabajo con nuestro espacio personal y distraernos de nuestras metas laborales.
Además, no solo hay que tener en cuenta la organización de la mesa de oficina, sino también la organización del espacio de trabajo en conjunto.
Desecha los objetos que no utilices
Un ejercicio mental muy útil cuando nos disponemos a organizar en profundidad nuestra mesa de oficina es preguntarnos ¿cuándo fue la última vez que utilizamos ese objeto? Es decir, si al contestarnos esta pregunta la respuesta es que no lo utilizamos o nos cuesta recordar la última vez que lo utilizamos, ya sabemos que debemos hacer con ese objeto.
Oculta el cableado de tu mesa de oficina
Desgraciadamente nuestra mesa va a estar rodeada de cables siempre, tenemos el ordenador, el ratón, el teclado. Pero, ¿qué es lo bueno? Que pueden camuflarse.
Si queremos ofrecer una imagen dentro de nuestra oficina de limpieza y organización, debemos usar fundas macarrón de PVC para tapar los cables. También existen fundas termoretráctiles que nos ayudan a reducir el desorden que provocan los cables por debajo del escritorio.
Asegúrate de disponer de una buena visibilidad
La mesa de oficina siempre debe de disponer de una luz en tono frío, esto provoca que nuestra productividad aumente y que nuestra vista se canse menos que con una luz cálida, la cual se destina normalmente a espacios de descanso. En cualquier caso, siempre será mejor si se dispone de una luz natural en nuestro entorno de trabajo.
Opta por la decoración minimalista
Los adornos que nos provoquen distracción no son muy recomendables. Este punto está ligado con la decoración y el exceso de objetos dentro de la mesa de oficina. Lo ideal es unificar la distribución del mobiliario y darle un toque de nuestra esencia. ¡Elimina aquello que no te ayude!
En conclusión, cada uno debe de encontrarse cómodo dentro de su entorno de trabajo. En Bunno Estudio estudiamos cada propuesta de forma individual analizando las características de cada cliente. Las mesas de oficina deben de adaptarse a las necesidades de cada negocio. Si necesitas ayuda o te surgen dudas, nosotros te ayudamos a encontrar la mesa de oficina ideal para tu negocio.
